Suite à plusieurs questions, il nous a paru important de clarifier les règles applicables à la tenue des assemblées des communautés des propriétaires d’étages en présentiel. En effet, l’administrateur d’une PPE ne pouvant limiter l’accès aux assemblées de PPE aux personnes disposant d’un certificat COVID-19, il nous a semblé que la seule possibilité de tenir une assemblée de PPE en mode présentiel était de recourir à l’art. 14a de l’Ordonnance sur les mesures destinées à lutter contre l’épidémie de COVID-19 en situation particulière (ci-après Ordonnance COVID-19 situation particulière, état au 11 octobre 2021) qui règle les conditions à la tenue de manifestation dont l’accès n’est pas limité aux personnes disposant d’un certificat COVID-19 (30 personnes maximum, port du masque, respect des distances, installation remplie aux deux tiers de sa capacité, pas de nourriture ni de boissons, etc.).
Avis du Département fédéral de l’intérieur
Le Département fédéral de l’intérieur ne suit pas cet avis et estime que les rencontres de personnes ou de groupes de personnes qui ne sont pas régulières mais qui ne se produisent que de façon sporadique, voire une seule fois dans cette configuration, par exemple des manifestations uniques ou organisées une ou deux fois par ans par des associations ou d’autres groupements, n’entrent pas dans le cadre des exceptions prévues par l’art. 14a Ordonnance COVID-19 situation particulière. Il en est de même pour les groupes qui sont connus de l’organisateur mais dont la composition varie à chaque réunion.
Pas de présentiel sans certificat COVID-19
Par conséquent, l’administrateur de PPE ne pourra pas tenir une assemblée de PPE sans exigence du certificat COVID-19 dès lors que l’article 14a Ordonnance COVID-19 situation particulière ne s’appliquerait pas. Si l’administrateur de PPE tient une assemblée de PPE en présentiel sans exiger de certificat COVID-19, il s’expose à une amende.
Dès lors et dans la mesure où l’art. 14a de l’Ordonnance COVID-19 situation particulière ne s’appliquerait pas, une assemblée de PPE ne pourrait pas se tenir sans exigence du certificat COVID-19 même si elle est constituée d’au maximum 30 personnes.
Le vote par voie écrite ou électronique recommandé
Malgré ce qui précède, l’administrateur de PPE a toujours le droit d’imposer l’exercice des votes des copropriétaires exclusivement par écrit ou par voie électronique, ou par l’intermédiaire d’un représentant indépendant désigné par ses soins, quel que soit le nombre de participants prévus et sans respecter le délai de convocation. Cette décision doit être prise au plus tard 4 jours avant l’assemblée (art. 27 de l’Ordonnance 3 sur les mesures destinées à lutter contre le coronavirus (COVID-19) (ci-après : Ordonnance 3 COVID-19). Cette faculté prendra fin le 31 décembre 2021 (art. 29 al. 4 de l’Ordonnance 3 COVID-19).
Il est encore rappelé que s’agissant du vote sous forme électronique, sont visées les visioconférences et les conférences téléphoniques ou tout autre moyen permettant de garantir l’identité du votant (QR-Code personnalisé, etc.). Le vote par courriel n’est donc pas permis.
Dès lors, afin d’éviter toute contestation des décisions de l’assemblée de PPE et compte tenu du caractère inaliénable du droit de vote à la qualité du copropriétaire, il est vivement recommandé à l’administrateur de PPE de tenir l’assemblée de PPE par voie écrite ou par voie électronique.
Par Géraldine Schmidt, Avocate CGI Conseils
